Електронний офіс

Матеріал з Вікіпедії — вільної енциклопедії.
Перейти до: навігація, пошук

Поняття Електронного офісу.[ред.ред. код]


Електронний офіс – це інструмент для оптимізації найбільш трудомістких бізнес-процесів, який дозволяє працювати з внутрішньою і зовнішньою інформацією компанії в єдиному інформаційному просторі . Електронний офіс — це єдине готове SAAS - рішення на платформі Microsoft Sharepoint, яке відповідає вимогам ГОСТ Р 53898-2010 Систем електронного документообігу. Взаємодія систем управління документами. Вимоги до електронного повідомлення.


Функції Електронного офісу:[ред.ред. код]

  • Менеджмент доручень;
  • Електронний документообіг;
  • Управління взаєминами з клієнтами;
  • Управління проектами;
  • Автоматизація роботи з платежами;
  • Корпоративний портал Service Desk.

Електронний документообіг в «Електронному офісі»[ред.ред. код]

  • Централізоване сховище електронних документів, можливість доступу до документів з будь-якого місця, де є Інтернет. Для кожного документа передбачені картки, які дозволяють зберігати його реквізити.
  • Зв'язок документів з контрагентами і основною діяльністю компанії: замовленнями, проектами, контрагентами, договорами і ін. Вся пов'язана з документом інформація відображується на картці документа.
  • Контроль змін (версій документа) і спільна робота з документами. Над одним документом можуть одночасно працювати декілька співробітників компанії.
  • Гнучкий механізм розділення прав доступу до документів.
  • Гнучкий механізм підписки на зміни документа: співробітники можуть підписуватися на зміни лише тих документів, які їм цікаві.
  • Механізм маршрутизації, який підтримує узгодження, реєстрацію (при необхідності), розгляд документа, його виконання. По будь-якому документу на будь-якій стадії його життєвого циклу можна створити доручення. Підтримуються маршрути паралельного, послідовного або послідовно-паралельного узгодження і розгляду документів. Можливе налаштування формату реєстраційних номерів документів.
  • Механізм обробки вхідних документів дозволяє направляти документи, що сканують, відразу в сховищі документів Електронного офісу.
  • Повнотекстовий пошук по документах, який дозволяє знаходити документи не лише по короткому вмісту, номеру, типові, авторові і тому подібне, але і по внутрішньому вмісту документа. Можливість обговорення документів за допомогою коментарів.
  • Гнучка система пошуку по аналогії з сучасними пошуковими системами; пошук можливий наступними способами: за ключовими словами, по номеру документа, за типом інформації. Сортуються результати пошуку по рельовантності документа, назві, даті зміни.


Переваги Електронного офісу[ред.ред. код]

  • Функціональність: лише найважливіші і потрібніші для бізнесу функції;
  • Швидкість впровадження і початку роботи завдяки наявності зрозумілих інструкцій і сценаріїв роботи. За рахунок можливості використання Електронного офісу в режимі SAAS, впровадження займає 2-3 дні;
  • Інтеграція з будь-якими обліковими системами (довідники, фінансова інформація), зі всіма продуктами Microsoft Office, з будь-якими поштовими програмами, що дозволяє Електронному офісу органічно вбудовуватися в діяльність компанії, не міняючи звичного ходу роботи співробітників.
  • Звична робота з файлами в режимі провідника Windows;
  • Єдиний довідник контрагентів і синхронізація з довідником контактів в Outlook;
  • Робота з версіями документів, узгодження, видача доручень прямо в програмах MS Office;
  • Готова статистична звітність по завданнях, документах;
  • Безпека даних – гнучка система надання прав доступу;
  • Можливість оффлайн роботи з даними.


Див. також[ред.ред. код]

Посилання[ред.ред. код]