Управління часом

Матеріал з Вікіпедії — вільної енциклопедії.
Перейти до: навігація, пошук
Згідно з принципом Парето, лише 20 % всієї діяльності призводить до 80 % бажаного результату.

Управління часом, тайм-менеджмент (від англ. time management) – сукупність методик оптимальної організації часу для виконання поточних задач, проектів та календарних подій. Типовими підходами в управлінні часом є постановка пріоритетів, розбиття великих завдань та проектів на окремі дії та делегування іншим людям. До управління часом належать також методи впливу на мотивацію та контролю результатів. По темі менеджменту часу часто проводяться психологічні тренінги. Головними допоміжними інструментами для управління часом є особистий календар, список поточних завдань та список проектів. Механізми для управління часом (календар та список задач з можливістю їх пріоритизації та категоризації) реалізовані в комп’ютерних програмах таких як Microsoft Outlook, iCal а також у сучасних мобільних телефонах та кишенькових комп'ютерах.

На винахід терміну тайм-менеджмент претендує компанія Time Management International. Її засновник, данець Клаус Меллер, в 70-ті роки винайшов Time Manager — складно влаштований блокнот-­щоденник, який можна вважати прабатьком сучасного органайзера [1].


Прийоми в управлінні часом[ред.ред. код]

Для того, щоби визначити як наразі використовується час рекомендується протягом певного часу вести щоденник, в якому нотується кількість часу необхідна для виконання типових задач. Це дозволяє точніше розраховувати власні сили у плануванні.

Щоби оцінювати свій прогрес ефективним методом є щотижневий аналіз виконаного та того, що очікується на наступному тижні.


Постановка пріоритетів[ред.ред. код]

Згідно з емпіричним принципом Парето, лише 20 % всіх справ призводять до 80 % бажаного результату. Розставлення пріоритетів полягає у визначенні саме цих 20 % справ, які матимуть найбільший вплив.

Президент США Дуайт Девід Ейзенхауер запропонував просту методику для визначення пріоритетів серед списку всіх поточних дій. Це робится за допомогою градації задач стосовно їхньої терміновості та важливості як у наступній таблиці:

Терміновість
не терміново терміново
Важливість важливо Запланувати час виконання задачі та виконати її особисто Відразу виконати самому
не важливо не робити, відкинути делегувати задачу компетентній особі


Планування робочого часу фахівця[ред.ред. код]

Планування означає підготовку до реалізації цілей та упорядкування робочого часу. З практики відомо, що при витраті 10 хвилин на планування робочого часу можна щодня заощадити до двох годин.

Для раціонального використання свого часу фахівцю необхідно, перш за все, чітко усвідомити свої основні функції, цілі, завдання та бюджет часу. При плануванні слід враховувати такі основні правила:

  1. При складанні плану на день залишити 40 % часу вільним, тобто 60 % часу відвести на планові роботи, 20 — на непередбачені, 20 % — на ті, що виникають спонтанно;
  2. Треба постійно фіксувати витрачений час. При цьому слід вказувати, як і на які потреби він був витрачений. У результаті фахівець, маючи повне уявлення про витрати свого часу, може складати план на майбутнє;
  3. Для складання гарного плану з чітким зазначенням використаного часу необхідно розподілити свої завдання на довго-, середньо-і короткострокові;
  4. Основні принципи складання плану: регулярність, системність, послідовність;
  5. Для забезпечення реальності планування слід планувати такий обсяг завдань, з яким фахівець може реально впоратися.

Основою плану використання часу фахівця може служити його перспективний план. З урахуванням цього багаторічного плану складають річний план, який охоплює квартальні плани. Квартальні плани можуть бути скоординовані з річним планом та розділені на місячні плани. Виходячи з цього тижнево-добовий план буде найточнішим планом використання робочого часу фахівця. План на робочий день являє собою найважливішу сходинку в плануванні робочого часу, він постійно контролюється і коригується з урахуванням обставин.

Авторські методики управління часом[ред.ред. код]

Алгоритм управління часом згідно з методикою Getting Things Done.

Існує безліч авторських методик для управління часом. Великою популярністю в англомовному світі користується методика Getting Things Done розроблена Девідом Алленом. Вона базується на тому, що записування всіх поточних справ, проектів та ідей дозволяє тримати пам'ять не перевантаженою і вільною для найголовнішого. Важливим компонентом методики є прийняття рішення про те, чи є можливість щось вдіяти по відношенню до різного роду інформації, яка надходить. Як способи реагування на нову інформацію пропонується або заносити дату в календар, або додавати її у список поточних дій, або розміщати у власній довідковій системі або при не достатній важливості відкладати на непередбачуване майбутнє чи повністю відкидати.

В німецькомовному світі відомим є метод ALPEN Лотара Зайверта. Планувати час пропонується використовуючи пять кроків, що відповідають першим літерам абревіатури ALPEN:

  • Aufgaben, Termine und geplante Aktivitäten notieren - Нотувати завдання та заплановані дії
  • Länge schätzen - Оцінювати тривалість виконання кожної дії
  • Pufferzeiten einplanen - Включати у планування буферний час
  • Entscheidungen treffen - Приймати рішення
  • Nachkontrolle - Контроль за виконанням дій

Див. також[ред.ред. код]

Примітки[ред.ред. код]

Джерела[ред.ред. код]

  • Дэвид Аллен. Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса. ISBN 978-5-8459-1234-3
  • Covey, Stephen (1994) First Things First. ISBN 0-684-80203-1
  • Seiwert, Lothar. Zeitmanagement mit Microsoft Office Outlook - Unterschleißheim : Microsoft Press, 2010

Посилання[ред.ред. код]