Alfresco (ECM-система)

Матеріал з Вікіпедії — вільної енциклопедії.
Перейти до: навігація, пошук
Alfresco-logo.png

Alfresco — це система управління корпоративними інформаційними ресурсами (ECM) і документообігом, один з лідерів на ринку вільного програмного забезпечення, серед програм для організації електронного документообігу. Alfresco ECM — це стратегічна інфраструктура та технічна архітектура для підтримки єдиного життєвого циклу інформацію (контенту) різних типів і форматів. Alfresco активно займається розробкою продуктів, які є популярними в Європі, Америці та деяких країнах СНД.

Історія[ред.ред. код]

Alfresco ECM є відносно молодою системою, проект якої з'явився у 2005 році. Відомо, що команда, яка створила Alfresco, має більш ніж 15 років досвіду в проектуванні та експлуатації подібних систем. Серед них є один з лідерів Documentum — Джон Ньютон (John Newton) і Джон Поуелл (John Powell) головний директор Business Objects[1]. Спочатку Alfresco призначалася як альтернатива Microsoft Sharepoint, з відкритим вихідним кодом. Але з розвитком системи ця ідея відійшла у бік, тим же створивши ряд унікальних можливостей, які недоступні іншим аналогічним системам. З 2007 року залишається визнаним лідером серед відкритим вихідним кодом для управління корпоративним контентом (ECM). В жовтні 2009 було повідомлено, що Alfresco є провідною open source Java-based системою управління контентом. Цей висновок був зроблений на основі розширенного аналізу показників сили бренду і опитування, проведеного серед користувачів системи.

Загальна характеристика[ред.ред. код]

Alfresco побудований включно на відкритих стандартах, використовується принцип вільного програмного забезпечення, доступний вихідний код. Модульний дизайн дозволяє, при необхідності, вибирати між функціональностю та продуктивності. Alfresco працює як на на Windows, так і на Unix сумісну систему, необіхідну для Java Runtime Environment. Система включає в себе вбудований OpenOffice для конвертації різних типів документів, отримування текстових даних для індексування. В комплекті також є Tomcat, який можна замінити  на будь-який потрібний веб-контейнер. Alfresco має свою власну базу даних користувачів. Однак,  можливе автоматичне створення користувачів під час першого входу або синхронізації із зовнішнім джерелом: LDAP, каталогом Microsoft Active Directory, доменом компанії і т. д[2]. Система працює з документами будь-якого формату: Microsoft Office, Open Office, pdf тощо. Якщо необхідного формата немає в списку підтримуваних — можна додати свій модуль конвертації в один з підтримуваних і ланцюг  конвератції буде побудований в усіх необхідни форматах. Також, можна повністю відмовитися від стандартного веб-інтерфейса і створити власний. В такому випадку, Alfresco буде використовуватися тільки в якості сховища. Для інтеграції з іншими ПО, підтримуються різні типи аутентифікації. Наприклад, користувач може отримати доступ в систему за допомогою Single sign-on. Якщо ж користувач не авторизоваваний, то система автоматично подасть запрос на авторизацію. Варто відзначити, що модель даних підтримує велику кількість успадкування (за допомогою аспектів), тобто у будь-який час  можна до об'єкта додати будь-який аспект, і об'єкт придбає усі властивості данного аспекта. Доступ до даних можна гнучко налаштовувати. Система авторизації користується наступними термінами: об'єкт даних, дозвіл, користувач, група, роль. Ролі призначаються для користувачів і груп під час роботи програми.

Базова функціональність Alfresco[ред.ред. код]

Електронне сховище:[ред.ред. код]

  • За допомогою платформи для Alfresco ECM і WCM (Web Content Management) можна створити електронні сховища та архіви різного рівня складності.
  • Зберігання файлів будь-якого розміру та в будь-якому форматі (включаючи аудіо- і відеофайли).
  • Інтегрований пошук в архіві.

Електронний документообіг:[ред.ред. код]

Керування документами в Alfresco ECM:

  • Прописування workflow відповідно до бізнес-правил.
  • Створення нового документа на основі шаблона (. txt,. html).
  • Зберігання будь-якої кількісті документів у будь-якому форматі.
  • Категоризація документів в залежності від метаданих.
  • Конвертація документів у різні формати (doc > pdf, ppt > flash).
  • Контроль версій документів.
  • Управління життєвим циклом документів.
  • Багаторівневі диференціації доступу до документів.
  • Повідомлення користувачів про зміни, завдання і т. д.
  • Індексування і повнотекстовий пошук.
  • Перехресні посилання на документи.
  • Створення типових шаблонів документообігу

Управління вхідною/вихідною інформацією:[ред.ред. код]

  • Автоматичне управління вхідної кореспонденції, факсами, сканування зображення.
  • Створення звітів на вхідні/вихідні документи, звіти, записи.
  • Зберігання й архівації усіх типів вхідних даних.

Групова робота[ред.ред. код]

  • Користувачі можуть працювати з усіма документами або проектами у виробничому середовищі Alfresco ECM:
  • В системі легко налаштувуються форуми і дошки оголошень як загальні, так і поділені на групи.
  • Аудит документів: журнали створення, редагування, авторів, користувачів.
  • Користувачам системи надсилаються повідомлення електронною поштою про зміни.

Керування Web-порталами, Intranet-портали[ред.ред. код]

  • Створення будь-якої кількості корпоративних ресурсів різного рівня складності.
  • Кілька веб-сайтів управляються з єдиного командного центру.
  • Служба віртуалізації дозволяє оцінити, заздалегід, зовнішній вигляд і функціональність створенного сайту.
  • Служба контролю дозволяє контролювати будь-які зміни на сайтах і завантажувати в мережу будь-які версії сайтів.
  • Підготовка даних для веб-публікації (занесення інформації по шаблонам).
  • Експортування даних до зовнішніх порталів.

Забезпечення інформаційної безпеки[ред.ред. код]

  • Управління політиками груп і користувачів їх складі.
  • Захист на рівні файлів.
  • Авторизація користувачів через NTLM або LDAP.

Області застосування і призначення[ред.ред. код]

Alfresco є ідеальним рішенням для:

  • Організації документообігу;
  • Створення єдиного інформаційного простору;
  • Організації та структуризації знань компанії;
  • Обміну цих знань;
  • Розмежування доступу до даних для різних працівників;
  • Керування роботою співробітників.

Alfresco призначена для того, щоб:

  • Зберігати документи в ієрархічній системі папок
  • Зберігати мета-дані документів: стан і атрибути.
  • Зберігати версії документів.
  • Забезпечувати пошук документів по змісту або атрибутам[3].

Архітектура[ред.ред. код]

Система Alfresco розроблена за допомогою технологій Java і у склад робочого середовища входят ще ряд стандартних компонентів: Apache Tomcat, OpenOffice.org (для конвертації документів), Java SE розвитку Kit (JDK), SWF інструменти (pdf2swf утиліта, необхідна для огляду документів PDF в Flash) та інші.. Використовуючи Alfresco, необхідна наявність СУБД: Apache Derby, MySQL, PostgreSQL і HSQL. Розробники рекомендують використовувати Derby (він пропонуєтся під час установки) при тестуванні Alfresco[4]. У виробничому середовищі краще вибрати MySQL або PostgreSQL. ECM-система складається з додатків, які взаємодіють один з одним, а також використовуються і функціонують самостійно та мають наступні основні компоненти:

  • Управління документами — експорт/імпорт, керування версіями, безпека та обслуговування та служби бібліотек для ділових документів.
  • Управління зображенннями документів (Document Imaging) — захоплення, перетворення і керування паперовими документами.
  • Управління записами — довгострокового архівування, автоматизація політики зберігання даних згідно з нормативними вимогами, дотримання нормативів і стандартів.
  • Керування потоками роботи (workflow) — підтримка бізнес-процесів, передача контенту по маршрутам, створення журналів аудиту.
  • Керування веб-контентом — автоматизація ролі веб-майстрів, управління динамічним контентом і взаємодії між користувачами.
  • Документно-орієнтована взаємодія — спільне використання документів користувачами і підримка проектних команд.

Конкурентні переваги системи[ред.ред. код]

Конкуренти Alfresco — закриті ПО, такі як EMC Documentum, Open Text і Sharepoint[5]. Розробники Alfresco пишуть про про своїх конкурентів, як про системи 90-х років, які:

  • є занадто дорогими
  • занадто складно використовувати, розгортати, масштабувати
  • занадто важко змінювати відповідно до своїх потреб

Alfresco забезпечує інтеграцію з усіма поширеними платформами електронного документообігу, включаючи Lotus Domino, MS Sharepoint, EOS. Також з'явилася можливість розгортання Alfresco Enterprise Edition 3.2 в архітектурі «cloud computing», роботи з потоками даних електронної пошти даних на основі вбудованої підтримки протоколу IMAP, посилена співпраця та створення проектних порталів на основі технології Alfresco Surf.

Переваги Alfresco[ред.ред. код]

  • Легкість у використанні

Ключова особливість Alfresco ЕСМ — система віртуальних дисків для зберігання і роботи з інформацією. Працювати з документами не важче, ніж із загальними ресурсами в локальній мережі. Система підтримує доступ до протоколів CIFS, WebDAV, FTP, які дозволяють працювати з документами Alfresco ECM через проводник Windows[6]. Простий пошук документів, інтегрований з веб-браузером, зручна система каталогів та пошуку по ним. Пошук враховує місцеперебування файла, метадані, атрибути, типи об'єктів.

  • Простота в налаштуванні

В Alfresco ECM реалізована просте налаштування правил документообігу завдяки вбудованим сценаріям налаштування для усіх інтерфейсів, високий рівень інфомраціної безпеки досягається за рахунок потужних інструментів управління ролей користувачів та групп.

  • Зручність спільної роботи

Шаблони спільних робочих інструментів дозволяють легко створювати і редагувати структуру окремих проектів, змісту спільних папок, логіку документообігу і т.д.

Ключові особливості Alfresco:[ред.ред. код]

  • Підтримує поширені технології, сумісні з офісними пакетами.
  • Характеризується масштабованістю і високою продуктивністю.
  • Володіє відкритим кодом. Надає можливість самостійно допрацювати та модифікувати систему відповідно до внутрішніх вимог організації.
  • Характеризується простотою роботи у системі, як для користувачів, так і для адміністраторів.
  • Дає можливість підключатися до віддалених підрозділів компанії.
  • Для роботи у системі необхідний лише браузер.
  • Повна заміна загальних папок в локальній мережі.
  • Автоматизація правил вхідних/вихідних документів.
  • Зручність пошуку, інтеграція з веб-браузером.
  • Автоматичне видобування та ділення на категорії метаданих.
  • Загальний простір для групової роботи користувачів.

Примітки[ред.ред. код]

  1. Яремчук С.Обзор Open Source ECM-системы Alfresco [Текст] / С. Яремчук // Системный администратор. — 2009. — № 3 (76)
  2. Ежегодный отчет по ECM системам [Электронный ресурс]. — Электрон. дан. — Режим доступа: World Wide Web. — URL: http://www.cmswatch.com/ECM/Report/
  3. Документооборот Alfresco [Электронный ресурс]. — Электрон. дан. — Режим доступа: World Wide Web. — URL: http://www.evelopers.ru/content/alfresco
  4. Alfresco [Электронный ресурс]. — Электрон. дан. — Режим доступа :World Wide Web. — URL: http://www.pingwinsoft.ru/pages/resheniya/produkty/alfresco
  5. Ермаков А. Alfresco — открытая платформа ECM [Текст] / А. Ермаков // Системный администратор. — 2011. — № 1-2(98-99)
  6. Shariff M. Alfresco 3 Enterprise Content Management Implementation / Munwar Shariff, Amita Bhandari, Vinita Choudhary, Pallika Majumdar. — Birmingham: Packt Publishing, 2009. — 573 p. — ISBN 1847197361


Джерела[ред.ред. код]

  1. Boyko B. Content Management Bible / Bob Boyko. — 2nd Edition. — Indianapolis: Wiley, 2004. — 1168 p. — ISBN 0-7645-7371-3.
  2. Shariff M. Alfresco 3 Enterprise Content Management Implementation / Munwar Shariff, Amita Bhandari, Vinita Choudhary, Pallika Majumdar. — Birmingham: Packt Publishing, 2009. — 573 p. — ISBN 1847197361.
  3. Jenkins Т. Enterprise Content Management Technology: What You Need to Know / Tom Jenkins, David Glazer, Hartmut Schaper. — Waterloo: Open Text Corporation, 2004. — 300 p.
  4. Ежегодный отчет по ECM системам [Электронный ресурс]. — Электрон. дан. — Режим доступа: World Wide Web. — URL: http://www.cmswatch.com/ECM/Report/.
  5. Сайт проекта Alfresco [Электронный ресурс]. — Электрон. дан. — Режим доступа: World Wide Web. —URL: http://alfresco.com/
  6. Яремчук С.Обзор Open Source ECM-системы Alfresco [Текст] / С. Яремчук // Системный администратор. — 2009. — № 3 (76).
  7. Ермаков А. Alfresco — открытая платформа ECM [Текст] / А. Ермаков // Системный администратор. — 2011. — № 1-2(98-99).
  8. Alfresco [Электронный ресурс]. — Электрон. дан. — Режим доступа :World Wide Web. — URL: http://www.pingwinsoft.ru/pages/resheniya/produkty/alfresco.
  9. Документооборот Alfresco [Электронный ресурс]. — Электрон. дан. — Режим доступа: World Wide Web. — URL: http://www.evelopers.ru/content/alfresco.
  10. Potts J. Alfresco Developer Guide [Text] / Jeff Potts. — Birmingham: Packt Publishing, 2008. — 533 р. — ISBN 1847193110.
  11. Официальный сайт Alfresco [Электронный ресурс]. — Электрон. дан. — Режим доступа: World Wide Web. —URL: http://www.alfresco.com.
  12. Cei Ugo. Alfresco 3 Web Services [Text] / Ugo Cei , Piergiorgio Lucidi. — Packt Publishing, 2010. — 436 р. — ISBN 1849511527.