Секретар

Матеріал з Вікіпедії — вільної енциклопедії.
Перейти до: навігація, пошук

Секрета́р (фр. secretaire, від лат. secretarius — учасник таємних нарад)

  1. Службовець, що відає листуванням установи, організації або окремої особи.
  2. Особа, що веде протокол зборів, наради, засідання.
  3. Виборний керівник партійної або іншої громадської організації чи їхнього керівного органу.
  4. Особа, що керує поточною роботою наукової установи, редколегії тощо (вчений секретар, відповідальний секретар)
  5. Особа, що очолює орган міжнародної організації.

Історія[ред.ред. код]

Секретарі з'явилися в Стародавньому Римі як охоронці чужих секретів. Потім із секретарів виділилися нотаріуси.

А самі секретарі з довірених осіб королів, царів, герцогів і перів поступово перетворилися в діловодів. Традиційно в ролі секретарів виступали чоловіки. І тільки в кінці 18 століття з'явилися жінки-секретарі.

Основні функції секретаря[ред.ред. код]

Важливу роль грає професійна базова підготовка, що включає як високий рівень загальної освіти, так і специфічні знання, які можуть бути визначені відповідно до основних функцій секретаря:

  • знання, необхідні для ефективної участі в інформаційно-документарному забезпеченні фірми і безпосередньо керівника (володіння такими технічними засобами, як персональний комп'ютер, телефон, факс, ксерокс);
  • знання, пов'язані з основними напрямами діяльності фірми, її внутрішньою структурою і зовнішніми зв'язками; знання правових актів і додатків, що регламентують роботу фірми і її співробітників;
  • знання, що вимагаються для комунікативного забезпечення роботи фірми і її адміністрації; вони необхідні секретареві при підготовці нарад і прийомі відвідувачів, при діловому листуванню і ділових переговорах, при плануванні свого робочого дня й обслуговуванні співробітників фірми.

Сучасні вимоги[ред.ред. код]

Щоб відповідати сучасним вимогам, секретар повинен володіти наступними якостями:

  • мати професійний імідж;
  • добре володіти мовою й письмом;
  • володіти хорошою пам'яттю;
  • добре орієнтуватися у часі;
  • тримати в порядку документацію, швидко знаходити необхідні папери;
  • уміти красиво оформляти звіти, вести ділове листування керівника;
  • освоювати розробки новітніх комп'ютерних програм для офісу;
  • бути енергійним, проявляти ініціативу;
  • швидко знаходити взаєморозуміння з колегами й клієнтами;
  • підтримувати ефективну роботу офісу у відсутності шефа;
  • контролювати фінанси офісу;
  • бути обачним у конфіденційних, делікатних питаннях фірми.

Без особливого роду знань, умінь і навичок секретареві не справиться зі своїми обов'язками. А в обов'язки входить:

  • облік, реєстрація, розгляд і підготовка надходжуючої кореспонденції для доповіді керівництву;
  • оформлення (у тому числі друкування) і розсилка розподільних документів, листів, телеграм, телефонограм, факсів, тощо;
  • підготовка по вказівці керівника й узгодження зі структурними підрозділами проектів окремих наказів, довідок, листів, відрядних посвідчень і інших документів;
  • оформлення протоколів розсилок виписок із них;
  • аналіз довідок і доповідей структурних підрозділів з висновками й пропозиціями по них;
  • підготовка і своєчасна розсилка матеріалів до засідань, нарад, конференцій, семінарів і з'їздів;
  • прийом і реєстрація заяв, пропозицій і скарг від громадян;
  • організація прийомів відвідувачів;
  • прийом, реєстрація, зберігання, облік, доставка по підрозділах і розсилка поступаючої, вихідної і внутрішньої кореспонденції, підготовка справ до здачі на державне зберігання й у внутрішній архів фірми.

Крім роботи з документами в обов'язку секретаря включаються функції по бездокументарному обслуговуванню. Зокрема,

  • технічне забезпечення роботи керівника;
  • підготовка й організація матеріально-технічного забезпечення засідань, нарад;
  • організація прийому працівників і відвідувачів;
  • телефонне обслуговування;
  • підготовка відряджень;
  • організація презентацій і спеціальних прийомів гостей;
  • стенографування;
  • контроль за святковими і ювілейними датами;
  • обробка пошти;
  • машинописні роботи;
  • збір ділової інформації і її реферування по завданню директора;
  • збір матеріалів для доповідей і мов керівника;
  • ведення табеля обліку робочого часу і т. д.

Ведення нарад[ред.ред. код]

Одним з основних обовязків секретаря є ведення протоколів щотижневих, щомісячних, щоквартальних нарад між працівниками всієї компанії, окремих підрозділів, зборів TOP-management, зустрічей з партнерами і т.д. Для цього необхідно чітко знати як правильно вести протоколи, їх оформляти. Основна задача секретаря - із усієї наради виокремити основні пункти (поставлені задачі, висновки, до яких прийшли на зборах, виокремити головну суть доповідей).

== Основні вимоги до ведення нарад ==

1.Секретар перед проведенням наради обовязково має нагадати всім учасникам про її проведення шляхом:

- ел.листом ( якщо на фірмі допускається можливість користуватись інтернетом або існує корпоративна мережа)
- смс-повідомленням
- усно
- за допомогою Google Календаря ( якщо на фірмі користуються додатками Google Chrome - секретар має створити подію та поставити нагадування, про дату, час, місце проведення та кількість присутніх.

2.Якщо наради заплановані і систематичні ( наприклад, щотижневі наради окремих підрозділів, щотижневі звіти по персоналу HR менеджерів і т.д.)тоді секретарю необхідно мати роздрукований протокол попередньої наради для того, щоб нагадати усім учасникам наради, що було ухвалено на попередній нараді, яких висновків дійшли. 3.Перед безпосереднім початком наради зазначити: хто присутній, кого немає( вказати, з яких причин)


Класифікація секретарів[ред.ред. код]

Є декілька позицій, які займають секретарі: