Користувач:Роман 228 1337/Чернетка

Відеодокумент (далі – АВД або аудіовізуальнний документ) – це документ, що містить зображувальну та звукову інформацію. Видову структуру АВД становлять кіно-, фото-, фоно- і відеодокументи, що у спеціалізованих архівах або у спеціалізованих відділах архівних установ організуються за нефондовою системою.

Одиниця зберігання та одиниця обліку АВД

• Одиниця зберігання АВД – це один або декілька фізично відокремлених однорідних носіїв інформації, що зберігаються разом, в окремому первинному пакуванні;
• Одиниця обліку АВД – одиниця виміру кількості архівних документів.

Одиницею зберігання АВД є: 
для фонодокументів - фізично відокремлений рулон магнітної плівки, аудіокасета, восковий валик, диск із записом звукової інформації. 

Система облікових документів АВД та їх цільове призначення

Облік АВД в архіві здійснюють за такими обліковими формами:

• Книга обліку надходжень АВД на зберігання (додаток 51–54) – для реєстрації у хронологічному порядку кожного надходження документів до архіву, також сумарного обліку кількості і складу документів, що надійшли на зберігання за певний хронологічний період (за календарний рік) за видами документів
• Архівний опис (додаток 55–66) – для поодиничного та сумарного обліку АВД;
• Аркуш обліку (додаток 67–71) – для обліку кількості АВД, їх змін по кожному опису в цілому, обліку й нумерації описів (окремо за видами документів);
• Реєстр описів (додаток 72–73) – для обліку описів АВД у цілому за видами документів;
• Книга обліку надходжень страхового фонду (додаток 92–93 ) – для реєстрації кожного надходження страхових копій АВД (окремо за видами документів);
• Справа фонодокумента – справа, що створюється в архіві на одну або декілька одиниць обліку відеодокументів, до якої включають документацію про зміст відеодокумента, його використання, технічний стан тощо
• Паспорт архівосховища – для сумарного обліку одиниць обліку, одиниць зберігання та стану кожного окремого архівосховища на 1 січня поточного року.
• Книга обліку видавання документів з архівосховища – для реєстрації згідно замовлення кожного видавання АВД за межи архівосховища та контролю за своєчасним їх поверненням. Також застосовуються допоміжні облікові форми:
• Книга контролю технічного стану фонодокументів у процесі зберігання – для фіксування результатів перевіряння технічного і фізичного стану документів (додаток 76);

Картка обліку (акт) технічного стану – започатковується на кожну одиницю зберігання фонодокументів, на одиницю обліку відеодокументів для фіксування результатів перевіряння технічного і фізичного стану цих АВД та їх консерваційно-профілактичного оброблення. Для централізованого державного обліку АВД укладають:

• Паспорт архіву;
• Відомості про зміни у складі та обсязі документів НАФ на 01. 01 поточного року;
• Картку АВД (додаток 77);
• Анотований перелік унікальних АВД (окремо за видами документів).

Облік надходжень АВД до архіву на постійне зберігання.

Після проведення експертизи цінності документи разом з актом прийманняпередавання передають АВД.

1. Книга обліку надходжень документів на постійне зберігання Надходження до архіву АВД фіксують в книгах обліку надходжень АВД і обліковують окремо, за кожним видом документів (кіно-, відео-, фото-, фоно- (додаток 51–52). Замість назви фонду записують назву юридичної особи, замість номера фонду зазначають облікові номери документів. Реєстраційним номером акта приймання-передавання є порядковий номер запису у книзі обліку надходжень. Датою запису до книги обліку надходжень є дата затвердження відповідного акта. Щорічно на 1 січня у книзі обліку надходжень підводиться підсумок кількості АВД, що надійшли впродовж року в одиницях обліку та одиницях зберігання. Книга обліку надходжень документів на постійне зберігання прошнуровується, її аркуші пронумеровуються, укладається засвідчувальний напис, що скріплюється печаткою й підписом керівника архіву.
3. Архівний опис (додаток 55–66). За архівним описом здійснюють поодиничний та сумарний (в межах опису) облік АВД. Різні види АВД групують окремо і описують у різних описах: фонодокументи – окремо для магнітного, грамофонного запису – граморигіналів та грамплатівок, аудіокасет тощо. Для позначення належності документів до організаційних груп, відокремлених за певною класифікаційною ознакою, до номерів одиниць обліку/зберігання АВД, що використовуються поза описом, додають літерний або цифровий індекси залежно від виду носія інформації, формату запису, розміру негатива. Літерний або цифровий індекси, що додають до номеру архівного опису, визначає вид внесених до нього документів (0 – фотодокументів 0 розміру, М – фонодокументів магнітного запису тощо).

Облік вибуття АВД.

В облікових документах фіксують всі вибуття АВД з архіву.

АВД знімають обліку в архіві на підставі таких актів:

• Про вилучення документів, не внесених до Національного архівного фонду;
• Про технічні помилки в облікових документах (додаток 36);
• Про невиправні пошкодження документів (додаток 37);
• Про невиявлення документів, причини відсутності яких документально підтверджено (додаток 42);
• Про невиявлення документів, шляхи розшуку яких вичерпано (додаток 43);
• Приймання-передавання АВД (у разі передавання документів на постійне зберігання в іншу установу).

У разі зняття з обліку АВД

В архівному описі у графі «Примітки» напроти одиниці обліку, що вибуває, проставляють номер й дату акта, на підставі якого документ вибув, штам/запис «Вибув». До опису укладають новий підсумковий запис, у якому зазначають: назву, номер і дату актапідстави, номери і загальну кількість вибулих облікових одиниць; загальну кількість облікових одиниць (у т. ч. пропущені, літерні), що залишилися на зберіганні.