Діловодство

Матеріал з Вікіпедії — вільної енциклопедії.
Перейти до навігації Перейти до пошуку

Діловодство (документаційне забезпечення управління) — діяльність окремих працівників або підрозділів щодо створення документаційно-інформаційної бази на різних носіях для використання управлінським апаратом у процесі реалізації його функцій у процесі здійснення управління підприємством.


Основні напрямки[ред. | ред. код]

Документ — це засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події об'єктивної дійсності та розумової діяльності людини. Залежно від матеріалу, що використовується для фіксування інформації, розрізняють документи на паперовій основі, на фотоплівці, магнітній стрічці, дискеті, лазерному диску тощо.

Діловодство складається з таких двох моментів:

♦ документообігу;

♦ системи документування

Під діловодством розуміють діяльність апарату управління підприємства, що охоплює питання документування та організації роботи з документами в процесі здійснення ним управлінських функцій.

Суб'єктами документаційного забезпечення управління є органи державної влади, місцевого самоврядування, підприємства, установи та організації незалежно від форми власності, об'єднання громадян, фізичні особи, які здійснюють документування та організацію роботи з документами.

Ознаки класифікації документів управління[ред. | ред. код]

Документи, задіяні в документаційному забезпеченні управління можуть бути класифіковані за такими ознаками:

  • за змістом: з адміністративних питань, з бухгалтерського обліку, планування та ін.;
  • за походженням: службові, особисті;
  • за терміновістю: термінові, нетермінові;
  • за доступністю: секретні, особливо секретні, для службового використання, несекретні;
  • за формою: типові, індивідуальні;
  • за термінами зберігання: тимчасового зберігання довготермінового, постійного;
  • за характером інформаційних зв'язків: вхідні, вихідні, внутрішні;
  • за типом носіїв: паперові, електронні;стрічкові
  • за назвою: акти, інструкції, протоколи, накази, звернення та ін.

Загальна структура документаційного забезпечення управління[ред. | ред. код]

Діловодство[ред. | ред. код]

Діловодство — сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації і організацію роботи зі службовими документами[1];[2].

Діловодство — Робота з документами від початку їх утворення до здачі в архів.

Основними завданнями служби діловодства є встановлення єдиного порядку роботи з документами в установі, документаційне забезпечення на основі використання сучасної техніки, автоматизованої технології роботи з документами і скорочення кількості документів. Єдина номенклатура посад службовців визначає ряд посад працівників діловодства: начальник канцелярії, помічник керівника установи, методист, завархіву, архіваріус, редактор, коректор, інспектор, секретар, діловод, стенографістка, друкарка, експедитор, кур'єр тощо. Значення діловодства як однієї зі сфер управлінської діяльності визначає ряд чинників, перш за все його універсальність. Основу інформаційної сфери будь-якого підприємства, організації, фірми складають традиційні машинописні, рукописні, друковані документи. Інформація, яку вони містять, може бути використана тільки внаслідок здійснення ряду діловодних операцій. Діловодні операції займають значну частку у загальному обсязі управлінської праці. Діловодство, забезпечуючи контроль за виконанням документів і прийнятих рішень, сприяє зміцненню державної та виконавчої дисципліни. Від правильної організації діловодства залежить повнота комплектування Національного архівного фонду. Вдосконалення діловодства здійснюють відповідно до державних стандартів і основних положень Єдиної державної системи діловодства (ЄДСД). Діловодство забезпечує канцелярія.

Основні функції канцелярії як установи:

  • прийом, реєстрація, розподіл документів і доведення їх до виконавців;
  • оформлення і відправка вихідних документів;
  • стенографування і друкування документів;
  • контроль за виконанням документів;
  • формування справ і здача їх в архів;
  • зберігання і забезпечення використання документів;
  • методичне керівництво службою документації у всіх структурних підрозділах;
  • підвищення кваліфікації працівників установи щодо роботи з документами;
  • контроль за веденням операцій з документами.

В невеликих установах цю функцію виконує секретар керівника установи.

Документообіг[ред. | ред. код]

Докладніше: Документообіг

Документообіг — це рух службових документів з часу їх створення або одержання суб'єктом документаційного забезпечення управління до часу завершення виконання, надсилання або знищення.

Документообіг в установі існує у вигляді потоків документів, які циркулюють між пунктами опрацювання інформації (керівниками установи і структурних підрозділів, фахівців) і пунктами технічного опрацювання документів (експедиція, машбюро, копіювально-розмножувальна служба).

Розрізняють потоки:

- вхідних документів (документи, які надходять з інших (вищих) інстанцій і які скеровуються керівникам, структурним підрозділам, окремим виконавцям);

- вихідних документів (документи, створені в установі для скерування адресатам за її межами);

- внутрішніх документів (документи, які створені і циркулюють в установі та не виходять за її межі).


Будь-який документ, незалежно від того потоку, у якому він знаходиться (проектному, технологічному, нормативному, адміністративному, фінансовому), має прямий або опосередкований зв'язок з продукцією підприємства. Документообіг різнорідних потоків у спільному середовищі дає змогу відображати зв'язки між технічними, адміністративними, нормативними, фінансовими та іншими документами. Кожен з документів рухається у власному потоці, розробляється і маршрутизується різними користувачами. Спільне середовище лише відображає зв'язки і дає змогу (за наявності прав) одержати інформацію не тільки про технічні дані виробу, а й про маркетингові, фінансові, адміністративні документи щодо нього.

Документопотік[ред. | ред. код]

Документопотік — це потік документів, які циркулюють між пунктами опрацювання і створення інформації (керівниками організації і структурних підрозділів, спеціалістами) і пунктами технічного опрацювання документів (експедицією, секретаріатом, канцелярією тощо).

Виділяють три основних документальних потоки:

  • документопотік вхідних документів (листи, угоди, рекламні оголошення, відомчі розпорядження та інструкції тощо). Більша частина документів, які обробляються, адресовані керівнику підприємства (85-90 %), тільки 10-15 % — заступникам керівника, керівникам структурних підрозділів і конкретним виконавцям;
  • документопотік внутрішніх документів — з одного підрозділу в інший (накази, розпорядження, інструкції керівництва, службові записки, акти тощо);
  • документопотік вихідних документів, який спрямовується у зовнішнє середовище (листі та відповіді на листи, угоди, звіти, контракти, прес-релізи тощо).

Документопотік характеризується такими параметрами:

  • змістом або функціональною належністю;
  • структурою;
  • режимом або циклічністю;
  • спрямованістю;
  • обсягом.

Зміст документопотоку характеризується складом документів, які до нього входять і складом інформації, яка закріплена у цих документах.

Структура документопотоку описується ознаками, відповідно до яких документи можуть бути класифіковані, індексовані, сформована система довідкового апарату за документами організації. Структура документопотоків відповідає функціонально-цільовому призначенню документів, які його складають.

Режим або циклічність документопотоку визначається зміною у часі його інформаційного навантаження. Зміни можуть бути пов'язані із сезонним зменшенням ділової, політичної, управлінської активності, внутрішніми ритмами роботи організації.

Напрям документопотоку залежить від конкретної технологічної ланки опрацювання документів: (документи, що реєструються і документи, що не реєструються; документи з контролем виконання і без контролю тощо). На напрям документопотоку впливає також спосіб оцінки і засвідчення документів, які складають цей потік: узгодження, затвердження, ознайомлення тощо.

Об'єм документопотоку вимірюється кількістю документів або обсягом інформації, яка міститься в документах (аркуші, знаки, кількість доручень, виконавців тощо) за певний період. Зміни можуть бути пов'язані із сезонним зменшенням ділової, політичної, управлінської активності, внутрішніми ритмами роботи організації.

Переведення паперових документів у електронну форму[ред. | ред. код]

Стрімкий розвиток одержали технології переведення паперових документів у електронну форму з метою реалізації електронного документообігу. Етапи переведення документа у електронну форму:

  1. Сканування документа і створення його електронної копії у вигляді зображення (образ документа). У процесі сканування виконується візуальний контроль якості.
  1. Розпізнавання сканованих документів — переведення зображення у текстовий документ.

Переведення кожного із видів документів у електронну форму має такі особливості:

  • для фотографій достатньо їх електронного зображення;
  • при переведенні текстів — їх необхідно розпізнати, можливо, відновити форматування;
  • при введенні анкет, бюлетенів для голосування тощо, як правило, не потрібно зображення власне документа, а достатньо введеної інформації.

Зберігання документа, переведеного у електронну форму, має свої переваги та недоліки.

Переваги та недоліки способів зберігання інформації
Спосіб Переваги Недоліки
Тільки текст Потребує незначної кількості дискового простору. Доступний повнотекстовий пошук документа. Можливе повторне використання тексту при підготовці документів у відповідь. Рукописні документи не скануються. Можливе не зовсім точне відтворення зовнішнього виду документа. Необхідний час на верифікацію документа.
Тільки образ Можна сканувати рукописи і документи поганої якості. Економія часу на верифікації.
Текст + образ Доступний повнотекстовий пошук. Можливе повторне використання тексту. Підвищені вимоги до апаратного забезпечення для зберігання великих обсягів інформації.

Законодавча регламентація в Україні[ред. | ред. код]

Інструкція з діловодства офіційно затверджена Кабінетом Міністрів України в Постанові №-1242 від 30.11.2011 і є обов'язковою для виконання усіма установами на території держави.[3]

Див. також[ред. | ред. код]

Література[ред. | ред. код]

  • Діловодство: навчальний посібник для студентів вищих навчальних закладів / М. В. Комова ; М-во освіти і науки України, Нац. ун-т «Львівська політехніка». — 4-те вид. — Львів: Триада плюс ; Київ: Алерта, 2011. — 217 с. — ISBN 966-7596-66-4

Посилання[ред. | ред. код]

Примітки[ред. | ред. код]